Zasady ogólne

Zasady i tryb przeprowadzenia konsultacji budżetu obywatelskiego w Gminie Mieście Augustów

Rozdział 1.

Postanowienia ogólne

§ 1. 1. Konsultacje społeczne prowadzone są w sprawie części wydatków z budżetu Gminy Miasta Augustów na 2024 r., zwanej dalej budżetem obywatelskim.

2. Ze środków budżetu obywatelskiego są finansowane zadania należące do zadań własnych Gminy Miasta Augustów wynikających z ustawy o samorządzie gminnym, które są możliwe do realizacji w 2024 roku. Ponadto zadania te powinny być zgodne z przepisami prawa, w tym aktami prawa miejscowego.

3. W przypadku zadań, które wymagają lokalizacji na określonym terenie, teren ten musi stanowić własność Gminy Miasta Augustów. Powyższe zadania powinny być zgodne ze studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego Miasta Augustów i planem zagospodarowania przestrzennego (jeśli taki istnieje i ma odniesienie do proponowanego zadania), Strategią Rozwoju Gminy Miasta Augustów, a także koncepcjami Urzędu Miejskiego na zagospodarowanie danego terenu.

4. Z budżetu obywatelskiego mogą być finansowane projekty realizowane na terenie jednostek organizacyjnych Miasta Augustów takich jak: Augustowskie Placówki Kultury, Centrum Sportu i Rekreacji oraz Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej, po uzyskaniu pisemnej zgody na wykorzystanie terenu w/w jednostek na cele realizacji zgłaszanego projektu (załącznik nr 2 do formularza zgłoszeniowego projektów).

5. Z budżetu obywatelskiego nie mogą być finansowane:

1) projekty realizowane na terenie jednostek oświatowych;

2) projekty realizowane na rzecz fundacji lub stowarzyszeń (tj. środki trwałe, szkolenia).

6. Projekt zgłaszany do realizacji w ramach Augustowskiego Budżetu Obywatelskiego musi być ogólnodostępny.

7. Zgłoszony projekt musi stanowić funkcjonalną całość – projekt nie może być etapem lub częścią większego projektu (chyba że w takim stanie stanowi skończone dzieło).

§ 2. 1. Przewidywana wielkość środków przeznaczona na realizację budżetu obywatelskiego wynosi 600 000,00 zł.

2. Pojedynczy projekt nie może przekroczyć kwoty 500 000,00 zł.

§ 3. Niniejsze zasady regulują podstawowe zagadnienia związane z:

1. trybem zgłaszania projektów w ramach Augustowskiego Budżetu Obywatelskiego;

2. trybem wyboru projektów do realizacji w ramach Augustowskiego Budżetu Obywatelskiego.

Rozdział 2.

Zgłaszanie projektów

§ 4. 1. Projekty w ramach Augustowskiego Budżetu Obywatelskiego mogą być zgłaszane przez mieszkańców Gminy Miasta Augustów.

2. Zgłoszony projekt musi uzyskać poparcie co najmniej 15 mieszkańców Gminy Miasta Augustów (załącznik nr 1 do formularza zgłoszeniowego projektów).

3. W przypadku lokalizacji projektu na terenie nieruchomości pozostającej w trwałym zarządzie jednostek organizacyjnych miasta takich jak: Augustowskie Placówki Kultury, Centrum Sportu i Rekreacji oraz Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej, do formularza zgłoszenia projektu należy dołączyć zgodę zarządcy na wykorzystanie terenu na cele realizacji projektu (załącznik nr 2 do formularza zgłoszeniowego projektów).

4. Każdy mieszkaniec Gminy Miasta Augustów może poprzeć dowolną liczbę zgłaszanych projektów.

5. Propozycje projektów muszą zostać zgłoszone na formularzu zgłoszeniowym stanowiącym załącznik nr 2 do uchwały.

6. W przypadku, gdy pomysłodawcą projektu jest osoba małoletnia wymagana jest zgoda rodzica lub opiekuna prawnego.

7. Formularz zgłoszeniowy jest dostępny na stronie internetowej www.zmieniamy.augustow.pl oraz w Biurze Obsługi Klienta Urzędu Miejskiego w Augustowie.

8. Wypełniony formularz zgłoszeniowy można składać w określonym terminie poprzez stronę internetową www.zmieniamy.augustow.pl lub w Urzędzie Miejskim w Augustowie.

9. Zgłaszane propozycje zadań winny się cechować dużym stopniem szczegółowości i kompletności propozycji, tak aby całkowity efekt, jaki chce uzyskać zgłaszający propozycję był jasny dla osób zapoznających się z propozycją.

10. Zaleca się dołączyć do propozycji zadania odpowiednio: wizualizacje, przedmiar robót, kosztorys, projekt budowlany lub inne dokumenty z których wynika zakres i wartość wykonania.

11. Zaleca się przed złożeniem propozycji zadania skonsultowanie w Urzędzie Miejskim jego kompletności i możliwości realizacji w proponowanym kształcie.

12. Do zgłoszenia projektu niezbędne jest wyrażenie przez pomysłodawcę lub pomysłodawców projektu oraz osoby popierające zgody na weryfikację i przetwarzanie danych osobowych.

Rozdział 3.

Weryfikacja projektów

§ 5. 1. Wydział Spraw Społecznych i Administracyjnych Urzędu Miejskiego prowadzi rejestr formularzy z propozycjami zadań zgłoszonych do budżetu obywatelskiego.

2. Analiza projektów zgłoszonych do budżetu obywatelskiego odbywa się z wykorzystaniem karty analizy zadania zgłoszonego do budżetu obywatelskiego na 2024 r. stanowiącej załącznik nr 3 do uchwały.

3. Po upływie terminu zgłoszeń projektów Wydział Spraw Społecznych i Administracyjnych Urzędu Miejskiego dokonuje pierwszej wstępnej analizy formularzy zgłoszeniowych pod kątem ich kompletności.

4. Formularz zgłoszeniowy zostaje uznany za kompletny, jeśli wypełnione są wszystkie pola oznaczone jako obowiązkowe oraz dołączono do formularza wymagane regulaminem załączniki.

5. Zadanie zgłoszone na niekompletnym formularzu podlega odrzuceniu.

6. Opis zgłoszonych projektów dostępny będzie na stronie internetowej www.zmieniamy.augustow.pl, z zastrzeżeniem danych osobowych.

§ 6. 1. Analiza merytoryczna projektów zgłoszonych do budżetu obywatelskiego polega na ich weryfikacji pod względem spełnienia wymogów formalnych, zgodności z prawem, wykonalności technicznej, kosztów realizacji zadania, możliwości realizacji oraz możliwości zabezpieczenia w budżecie na kolejne lata ewentualnych kosztów, które projekt będzie generował w przyszłości.

2. Kierownicy komórek organizacyjnych Urzędu Miejskiego w Augustowie lub dyrektorzy jednostek organizacyjnych miasta weryfikują zgłoszone zadania z wykorzystaniem karty analizy zadania, o której mowa w § 5 ust. 2.

3. Wnioskodawcy proponowanego projektu, w trakcie procedury jego analizy w Urzędzie mogą zostać poproszeni o jego doprecyzowanie, wyjaśnienie albo mogą sami wystąpić z propozycją zmian.

4. Zmiana miejsca realizacji projektu, bądź łączenia z innymi projektami jest możliwe jedynie za zgodą autorów tych propozycji.

5. Urząd Miejski może weryfikować kosztorys projektu (wliczając w to dodanie niezbędnych, a nie ujętych przez wnioskodawcę elementów projektu) i ostatecznie obowiązywać będzie ustalenie kosztów realizacji zadania określone przez Urząd, a nie podane przez wnioskodawców. Powyższa weryfikacja następuje po uzyskaniu opinii wnioskodawcy. Opinia ta nie jest wiążąca.

§ 7. Decyzję o umieszczeniu zadania na karcie do głosowania wraz z określeniem szacunkowego kosztu projektu podejmuje Burmistrz Miasta Augustowa, po zapoznaniu się z kartą analizy zgłoszonego projektu, o której mowa w § 5 ust. 2.

§ 8. Burmistrz Miasta Augustowa tworzy listę projektów, które zostaną poddane pod głosowanie oraz tych, które zostały odrzucone wraz z uzasadnieniem.

§ 9. Wszystkie propozycje projektów do budżetu obywatelskiego poddane pod głosowanie oraz odrzucone z podaniem uzasadnienia, zostają udostępnione na stronie internetowej www.zmieniamy.augustow.pl oraz na elektronicznej tablicy ogłoszeń Urzędu Miejskiego.

§ 10. 1. Wnioskodawcy, którego propozycja realizacji zadania nie została dopuszczona do głosowania przysługuje prawo złożenia odwołania do Burmistrza w terminie 7 dni roboczych od dnia podania do  publicznej wiadomości informacji, o której mowa w § 9.

2. Odwołanie w formie pisemnej wraz z uzasadnieniem składa się w Urzędzie Miejskim w Augustowie.

3. Burmistrz rozpatruje odwołanie bez zbędnej zwłoki, uwzględniając harmonogram budżetu obywatelskiego i o swoim rozstrzygnięciu informuje Projektodawcę drogą mailową lub listownie zgodnie z danymi kontaktowymi wskazanymi w formularzu zgłoszeniowym. Rozstrzygnięcie Burmistrza w wyniku rozpatrzenia odwołania jest ostateczne.

Rozdział 4.

Wybór projektów do realizacji

§ 11. Wyboru projektów, które będą wybrane do realizacji w ramach budżetu obywatelskiego, dokonują w głosowaniu powszechnym mieszkańcy.

§ 12. Prawo udziału w głosowaniu w ramach konsultacji Augustowskiego Budżetu Obywatelskiego ma każdy mieszkaniec Gminy Miasta Augustów. W przypadku udziału w głosowaniu osoby małoletniej wymagana będzie zgoda opiekuna prawnego.

§ 13. 1. Głosowanie polega na osobistym wypełnieniu wyłącznie jednej karty do głosowania w formie papierowej (załącznik nr 4 do uchwały) lub w formie elektronicznej poprzez platformę internetową www.zmieniamy.augustow.pl i wskazanie jednego projektu.

2. Głosowanie, o którym mowa w § 11, przeprowadza się poprzez:

1) wrzucenie wypełnionej karty do głosowania w określonym terminie do opieczętowanych urn wyborczych znajdujących się: Urzędzie Miejskim przy ul. Młyńskiej 35; Miejskim Domu Kultury przy ul. Rynek Zygmunta Augusta 9 , ATBS Kodrem Sp. z o.o. przy ul. Komunalnej 2 oraz Pływalni Miejskiej przy ul. mjr. Sucharskiego 15.

2) przesłanie karty do głosowania na adres Urzędu Miejskiego (wówczas decyduje data wpływu);

3) głosowanie elektroniczne na internetowej platformie www.zmieniamy.augustow.pl.

§ 14. 1. Każdy mieszkaniec Gminy Miasta Augustów może oddać tylko jeden głos. W przypadku oddania więcej niż jednego głosu, wszystkie głosy mieszkańca zostaną uznane za nieważne.

2. Głosujący na karcie do głosowania może oddać tylko jeden głos poprzez postawienie znaku „X”. Dodatkowo należy wypełnić czytelnie pozostałe niezbędne informacje, tj. imię i nazwisko oraz adres zamieszkania.

3. Wszelkie modyfikacje karty do głosowania w szczególności w postaci zmiany treści, kolejności projektów, wytłuszczeń, itp. są niedozwolone i skutkują unieważnieniem karty do głosowania.

4. Oddany głos na karcie do głosowania uznaje się za nieważny, jeśli zachodzi co najmniej jedna z poniższych okoliczności:

1) oddano głos na karcie niezgodnej z wzorem;

2) na karcie wybrano więcej niż 1 projekt;

3) mieszkaniec odda więcej niż jeden głos w głosowaniu;

4) imię i nazwisko wpisane na karcie są nieczytelne;

5) adres wpisany na karcie jest nieczytelny;

6) brak na karcie podpisu osoby głosującej;

7) brak na karcie pełnych danych w adresie, lub nazwisku głosującego;

8) brak znaku „X” na karcie do głosowania;

9) został oddany przez osobę nie będącą mieszkańcem Augustowa,

10) w przypadku osoby małoletniej brak podpisu opiekuna prawnego/rodzica.

5. Po zakończeniu procesu wyboru projektów wypełnione karty do głosowania zostaną zniszczone.

§ 15. 1. Weryfikacji ważności oddanych głosów dokonuje Burmistrz.

2. Ustalenie wyników polega na zsumowaniu głosów (zarówno oddanych za pomocą kart jak i elektronicznie) oddanych na każdą z propozycji projektów zgłoszonych do budżetu obywatelskiego oraz sporządzeniu listy z wynikami.

3. W przypadku uzyskania równej ilości głosów przez dwa albo więcej zadań, o kolejności na liście decyduje losowanie, które przeprowadza się w obecności autorów danych projektów.

4. W trakcie głosowania Burmistrz może podawać do publicznej wiadomości informacje o wynikach cząstkowych głosowania

§ 16. 1. Wybrane do realizacji są te projekty, które uzyskały kolejno największą liczbę głosów na listach, o których mowa w § 15 ust. 2, aż do wyczerpania puli środków przewidzianych dla poszczególnych kategorii projektów.

2. Nie przeznacza się do realizacji pomimo dostępności środków finansowych zadania, które w wyniku głosowania nie uzyskało minimum 200 głosów poparcia.

3. Jeżeli w wyniku głosowania dwa lub więcej zakwalifikowanych do realizacji projektów pozostaje ze sobą w sprzeczności lub wzajemnie się wyklucza, realizowany będzie wyłącznie ten projekt, który uzyska największe poparcie.

§ 17. Wyniki konsultacji budżetu obywatelskiego są:

1) podawane mieszkańcom gminy do publicznej wiadomości na stronie internetowej www.zmieniamy.augustow.pl, Biuletynie Informacji Publicznej;

2) przekazane do mediów w formie komunikatu prasowego;

3) przekazane Radzie Miejskiej.

Rozdział 5.

Działania promocyjno-informacyjne i edukacyjne w procesie wdrażania budżetu obywatelskiego

§ 18. 1. W trakcie realizacji budżetu obywatelskiego prowadzona jest kampania informacyjno-promocyjna i edukacyjna podzielona na trzy etapy:

1) przybliżenie mieszkańcom idei budżetu obywatelskiego oraz zachęcenie do składania propozycji zadań do  niego;

2) przedstawienie zadań zgłoszonych do budżetu obywatelskiego i zachęcenie do wzięcia udziału w głosowaniu nad wyborem zadań;

3) upowszechnienie informacji o przebiegu i wynikach procesu budżetu obywatelskiego.

2. Kampania, o której mowa w ust. 1, powinna zostać przeprowadzona z użyciem różnych kanałów komunikacyjnych dostosowanych do zróżnicowanych grup mieszkańców. Powinny nimi być w szczególności:

1) akcja informacyjna w lokalnych mediach;

2) upowszechnianie strony internetowej www.zmieniamy.augustow.pl, zawierającej informacje dotyczące idei budżetu obywatelskiego, zasad i trybu przeprowadzenia konsultacji, itp.;

3) wykorzystanie internetowych portali społecznościowych.

3. Kampania powinna mieć charakter informacyjno-promocyjny i edukacyjny, nawiązywać do idei budżetu obywatelskiego oraz akcentować bezpośredni, równy i otwarty dla mieszkańców wpływ na wybór zadań do tego budżetu.

Rozdział 6.

Realizacja projektów budżetu obywatelskiego

§ 19. 1. W trakcie realizacji projektu możliwe są jego modyfikacje wynikające z przyczyn obiektywnych.

2. Dopuszcza się wprowadzenie zmian w realizowanych projektach w przypadku przekroczenia oszacowanej wartości projektu.

3. W przypadku opóźnień w realizacji lub wystąpienia okoliczności uniemożliwiających lub wstrzymujących realizację wybranych projektów Urząd informuje o tym fakcie wnioskodawcę.

Rozdział 7.

Przetwarzanie danych

§ 20. Zgłoszenie zadania w ramach budżetu obywatelskiego lub udział w głosowaniu wymaga wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych.

§ 21. Celem przetwarzania danych jest realizacja procedury konsultacji społecznych budżetu obywatelskiego.